Rút tạm ứng chưa cấp dự toán bằng tiền mặt |
  
|
Rút tạm ứng chưa cấp dự toán bằng tiền mặt |
|
1. Định khoản
a. Rút tạm ứng kinh phí hoạt động bằng tiền mặt
Nợ TK 111
Có TK 3371
b. Chi thanh toán các khoản chi hoạt động bằng tiền mặt
Nợ TK 611, 241
Có TK 111
c. Chi thanh toán các khoản phải trả nhà cung cấp
Nợ TK 331
Có TK 111
d. Chi lương và các khoản phải trả bằng tiền mặt
Nợ TK 332, 334
Có TK 111
f. Chi mua NVL, CCDC
Xem chi tiết nghiệp vụ tại đây
g. Chi mua TSCĐ
Xem chi tiết nghiệp vụ tại đây
h. Khi nhận được dự toán chính thức
Nợ TK 00821/00822: Số dự toán chi hoạt động được giao
Nợ TK 0092: Số dự toán đầu tư XDCB được giao
i. Ghi nhận số tạm cấp dự toán đơn vị đã rút để sử dụng:
Có 008211, 008221, 00921, 00922
k. Thanh toán tạm ứng
Có TK 008, 009 (008211, 008221, 00921) - Ghi âm
Có TK 008, 009 (008212, 008222, 00922) - Ghi dương
l. Cuối kỳ, tập hợp các khoản chi phí phát sinh các khoản chi hoạt động (trừ chi mua NVL, CCDC, TSCĐ)
Nợ TK 337
Có TK 511
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, thường theo trình tự sau:
1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm:
• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng)
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (đối với các khoản chi không có hợp đồng nhưng giấy rút không thể hiện hết nội dung tạm ứng
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.
3. Kho bạc kiểm soát và duyệt tạm ứng cho đơn vị, và thanh toán số rút tạm ứng cho đơn vị.
4. Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) để hạch toán vào sổ sách
Sau khi công việc được hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ, đồng thời đã nhận được dự toán đầu năm thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc (nếu công việc đã hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ mà chưa được cấp dự toán thì cũng chưa được làm thủ tục thanh toán tạm ứng)
5. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm
•Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê...)
•Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, các chứng từ , kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê,...)
6. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.
7. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi
8. Khi dự toán năm được phê duyệt. Kế toán ghi sổ bút toán chuyển từ tạm ứng chưa cấp dự toán sang tạm ứng đã cấp dự toán
Ví dụ:
- Ngày 20/01/2018, đơn vị rút dự toán tạm ứng, số tiền: 5.000.000 đồng
+ Thanh toán tiền điện: 1.000.000 đồng
+ Thanh toán tiền nước: 1.000.000 đồng
+ Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm: 3.000.000 đồng
- Ngày 25/01/2018, đơn vị thanh toán tiền điện, số tiền: 1.000.000 đồng và tiền nước 1.000.000 đồng
- Ngày 28/01/2018, đơn vị chi thanh toán cho công ty Hồng Hà mua văn phòng phẩm, số tiền: 3.000.000 đồng
- Ngày 30/01/2018, đơn vị nhận được dự toán giao chính thức: 25.000.000 đồng
- Ngày 30/01/2018, đơn vị ghi nhận số tạm cấp đã rút để sử dụng: 5.000.000 đồng
- Ngày 31/01/2018, đơn vị lập bảng kê tạm ứng chưa cấp dự toán, mang đầy đủ hồ sơ mang ra kho bạc để thanh toán.
3. Xem/tải phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)
4. Các bước thực hiện
1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền mặt.
2. Tích chọn Tạm ứng chưa cấp dự toán.
3. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền mặt.
• Nhập thông tin chung: Tài khoản số, Người lĩnh tiền, Diễn giải.
• Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
• Nhập chi tiết chứng từ: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu có), Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền
4. Nhấn Cất.
5. Nhấn Đồng ý khi hệ thống hiển thị thông báo Bạn có muốn sinh Phiếu thu không?
6. Kiểm tra lại thông tin trên Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ được lấy từ chứng từ Rút dự toán tiền mặt sang. Với Nghiệp vụ là Tạm ứng chưa cấp dự toán chương trình không sinh hạch toán đồng thời.
7. Nhấn Cất.
4.2. Chi từ dự toán rút tạm ứng chưa cấp
Tùy thuộc vào nghiệp vụ thực tế để vào phân hệ tương ứng hạch toán nghiệp vụ.
1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi.
2. Khai báo thông tin trên phiếu chi.
• Nhập thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi.
• Nhập thông tin chứng từ: Ngày phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
• Nhập chi tiết chứng từ: Diễn giải, TK Nợ, Số tiền, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, nghiệp vụ chọn Tạm ứng chưa cấp dự toán.
• Nhấn Cất.
❖ Phiếu chi thanh toán tiền điện, tiền nước:
❖ Phiếu chi mua văn phòng phẩm của công ty Hồng Hà
4.3. Khi được giao dự toán chính thức
Trường hợp đơn vị được NSNN tạm cấp dự toán (trong thời gian chưa kịp giao dự toán chính thức), số tạm cấp dự toán chưa được hạch toán vào TK 008 (mà chỉ hạch toán vào TK trong bảng). Khi được giao dự toán chính thức, thực hiện như sau:
1. Lập chứng từ nhận dự toán để ghi nhận số dự toán chính thức được giao, xem chi tiết tại đây.
2. Ghi nhận số tạm cấp dự toán đơn vị đã rút để sử dụng Có 008211 (Tạm ứng kinh phí thường xuyên), 008221 (Tạm ứng kinh phí không thường xuyên).
•Vào Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác\Chứng từ nghiệp vụ khác.
•Khai báo các thông tin trên Chứng từ nghiệp vụ khác.
oNhập Diễn giải.
oNhập thông tin Chứng từ: Ngày CT, Ngày HT, Số CT.
oNhập TK Có 008211/008221, Số tiền, MLNS, Nghiệp vụ là Tạm ứng chưa cấp dự toán.
•Nhấn Cất.
4.4. Lập bảng kê chứng từ thanh toán chưa cấp dự toán
1. Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Bảng kê chứng từ thanh toán chưa cấp dự toán.
2. Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng.
3. Nhập nội dung Diễn giải.
4. Nhập thông tin chứng từ: Ngày lập, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
5. Tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê.
6. Nhấn Cất.
7. In Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng mang ra kho bạc bằng cách chọn chức năng In trên thanh công cụ.
Ví dụ in Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (Thông tư số 39/2016/TT-BTC).
•Khai báo tham số báo cáo
•Nhấn Đồng ý.
Ví dụ in C2-03/NS: Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước (Thông tư 77/2017/TT-BTC).
•Khai báo tham số báo cáo.
•Nhấn Đồng ý.
4.5. Thanh toán tạm ứng
Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán:
1. Vào nghiệp vụ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.
2. Kích đúp chuột vào bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.
3. Chọn tab Thanh toán.
• Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.
• Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.
3. Hệ thống tự động sinh chứng từ đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời.
4.6. Cuối kỳ, tập hợp các khoản chi phí phát sinh các khoản chi hoạt động (trừ chi mua NVL, CCDC, TSCĐ)
1. Vào nghiệp vụ Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác\Chứng từ nghiệp vụ khác.
2. Khai báo thông tin trên chứng từ nghiệp vụ khác: hạch toán TK Nợ 337, TK Có 511.
3. Nhấn Cất.