1. Định khoản
a. Rút tạm ứng kinh phí hoạt động bằng tiền mặt
Nợ TK 111
Có TK 337
Đồng thời ghi nhận TK Có 008 (008211, 008221) - Dự toán tạm ứng (ghi dương)
b. Chi thanh toán các khoản chi hoạt động bằng tiền mặt
Nợ TK 611, 241, ...
Có TK 111
c. Thanh toán tạm ứng
Có TK 008 (008211, 008221) - Ghi âm
Có TK 008 (008212, 008222) - Ghi dương
d. Kết chuyển phát sinh các khoản chi hoạt động (trừ chi mua NVL, CCDC):
Nợ TK 3371
Có TK 511
e. Nộp trả số kinh phí tạm ứng bằng tiền không sử dụng hết
Nợ TK 3371, 3372
Có TK 111, 112
Đồng thời ghi Có TK 008211, 008221: Ghi âm
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:
1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.
3. Kho bạc chi số tạm ứng cho đơn vị và kế toán hạch toán số rút tạm ứng vào sổ sách.
Sau khi công việc được hoàn thành, có đầy đủ hồ sơ chứng từ thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc
4. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng và Chứng từ kèm theo khác: Danh sách nhận tiền, hóa đơn, hợp đồng, văn bản phê duyệt,...
5. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.
6. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi
Ví dụ:
- Ngày 13/03/2018, đơn vị rút dự toán chi mua VPP sử dụng ngay, số tiền: 5.000.000 đồng
- Ngày 20/03/2018, đơn vị chi mua VPP sử dụng ngay, số tiền: 5.000.000 đồng
- Ngày 31/03/2018, đơn vị lập bảng kê thanh toán tạm ứng
- Ngày 31/03/2018, đơn vị in mang đầy đủ hồ sơ mang ra kho bạc thanh toán.
3. Xem/tải phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)
4. Các bước thực hiện
4.1. Lập chứng từ rút dự toán
1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền mặt.
2. Tích chọn Tạm ứng đã cấp dự toán.
3. Khai báo thông tin về chứng từ rút dự toán
• Nhập thông tin chung: Tài khoản số, Người lĩnh tiền, Diễn giải.
• Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
• Nhập chi tiết chứng từ: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu có), Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.
4. Nhấn Cất.
5. Nhấn Đồng ý khi hệ thống hiển thị thông báo Bạn có muốn sinh Phiếu thu không?
6. Kiểm tra lại thông tin trên Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ được lấy từ chứng từ Rút dự toán tiền mặt sang.
• Khi chọn nghiệp vụ là Tạm ứng đã cấp dự toán, chương trình tự động hạch toán vào TK 3371, Nghiệp vụ là Tạm ứng đã cấp dự toán.
•Phần mềm tự động sinh TK Có 008211 dựa vào các thông tin đã chọn trên tab Hạch toán thỏa mãn điều kiện sinh hạch toán đồng thời.
7. Nhấn Cất.
4.2. Chi từ dự toán tạm ứng
Tùy thuộc vào nghiệp vụ thực tế để vào phân hệ tương ứng hạch toán nghiệp vụ. Ví dụ chi bằng tiền mặt:
1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi.
2. Khai báo thông tin trên phiếu chi.
• Nhập thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi.
• Nhập thông tin chứng từ: Ngày phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
• Nhập chi tiết chứng từ: Diễn giải, TK Nợ, Số tiền, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, nghiệp vụ chọn Tạm ứng đã cấp dự toán.
3. Nhấn Cất.
4.3. Lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng
1. Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán.
2. Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng.
3. Nhập nội dung Diễn giải.
4. Nhập thông tin chứng từ: Ngày lập, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
5. Tại tab Bảng kê: tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê.
6.Nhấn Cất.
7. In Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng mang ra kho bạc bằng cách chọn chức năng In trên thanh công cụ.
8. Ví dụ: In mẫu C2-03/NS: Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước (Thông tư 77/2017/TT-BTC).
9. Khai báo các tham số báo cáo.
10. Nhấn Đồng ý.
4.4. Thanh toán tạm ứng
Sau khi được chấp nhận thanh toán:
1. Vào nghiệp vụ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.
2. Kích đúp chuột vào bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.
3. Chọn tab Thanh toán.
• Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán.
• Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.
4. Hệ thống sinh chứng từ đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời.
Lưu ý: Đối với các khoản thanh toán tạm ứng cho những khoản chi phát sinh (trừ NVL, TSCĐ) thì lập thêm chứng từ tại Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán TK Nợ 3371, TK Có 511.
