1. Định khoản
❖ Đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
* Mua nguyên vật liệu, hàng hoá nhập kho sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án (không phải hoạt động sản xuất kinh doanh), cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT; chi phí vận chuyển, bốc dỡ:
Nợ TK 152/153/155/156 (Giá đã bao gồm thuế GTGT)
Có TK 111/112/331
* Mua nguyên vật liệu về nhập kho sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT của đơn vị, chi phí mua hàng phân bổ theo khối lượng hạch toán:
Nợ TK 152/153/155/156 (Giá chưa thuế)
Nợ TK 133 (thuế GTGT khấu trừ – hoạt động sản xuất kinh doanh)
Có TK 111/112/331
❖ Đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
* Mua nguyên vật liệu, hàng hoá, chi phí vận chuyển , bốc dỡ riêng, kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK 152/153/155/156 (Giá mua đã có thuế)
Có TK 111/112/331
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (không nhập kho), thông thường quy trình thực hiện như sau:
1. Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm tờ trình xin chủ trương, mua sắm nguyên vật liệu, hàng hoá, trang thiết bị gửi bộ phận khảo giá kèm theo ba bảng báo giá.
2. Sau khi nhận được tờ trình mua hàng, bộ phận khảo giá đánh giá ba bản báo giá và khảo giá thêm để đưa ra biên bản khảo giá, đề xuất chọn đơn vị cung cấp. Bộ phận khảo giá lập tờ trình lựa chọn nhà cung cấp cho giám đốc phê duyệt.
3. Giám đốc quyết định phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp.
4. Nhân viên mua hàng lập biên bản thương thảo hợp đồng, trình giám đốc duyệt, khi đã được duyệt tiến hành ký hợp đồng.
5. Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, hàng về đến kho của đơn vị. Bộ phận kỹ thuật và bộ phận kho sẽ ký biên bản kiểm kê, kiểm nghiệm công cụ, vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
6. Nhân viên mua hàng giao cho kế toán mua hàng hóa đơn chứng từ của nhà cung cấp.
7. Kế toán mua hàng hạch toán chi phí và kê khai hóa đơn đầu vào.
8. Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.
9. Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp, lập đề nghị chuyển khoản, uỷ nhiệm chi thanh toán cho kho bạc để thanh toán với nhà cung cấp.
10. Sau khi thanh toán cho nhà cung cấp, hai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng.
3. Các trường hợp nghiệp vụ
3.1. Mua hàng nhập kho chưa thanh toán cho nhà cung cấp
1. Vào nghiệp vụ Mua hàng\Mua hàng chưa thanh toán.
2. Khai báo thông tin chứng từ trên Hóa đơn mua hàng.
• Nhập Thông tin chung: Nhà cung cấp, Mã số thuế, Địa chỉ, Diễn giải.
• Nhập thông tin Chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Số phiếu nhập.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Thuế suất.
3. Nhấn Cất.
4. Xem/in mẫu Hóa đơn mua hàng, C30-HD: Phiếu nhập kho, Chứng từ kế toán, Hoá đơn mua hàng bằng cách nhấn In trên thanh công cụ.
5. Chọn Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo có liên quan
3.2. Mua hàng nhập kho thanh toán ngay cho nhà cung cấp
3.2.1. Mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt
1. Vào nghiệp vụ Mua hàng\Mua hàng trả tiền ngay\Mua hàng bằng tiền mặt.
2. Khai báo thông tin chứng từ trên Phiếu chi mua vật tư hàng hóa.
• Nhập Thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi.
• Nhập thông tin Chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Số phiếu nhập.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Giá trị nhập kho, Thuế suất.
3. Nhấn Cất.
4. Xem/in mẫu C30-HD: Phiếu nhập kho, C41-BB: Phiếu chi, Chứng từ kế toán, Hoá đơn mua hàng bằng cách nhấn In trên thanh công cụ.
5. Chọn Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo có liên quan: C24-HD Bảng kê mua hàng, Nhật ký mua hàng, Sổ chi tiết công nợ phải trả, Sổ chi tiết mua hàng, Tổng hợp công nợ phải trả.
3.2.2. Mua hàng thanh toán ngay bằng tiền gửi
1. Vào nghiệp vụ Mua hàng\Mua hàng trả tiền ngay\Mua hàng bằng tiền gửi.
2. Khai báo thông tin chứng từ Chi tiền gửi mua vật tư hàng hóa.
• Nhập Thông tin chung: Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền.
• Nhập thông tin Chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Số phiếu nhập.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Giá trị nhập kho, Thuế suất.
3. Nhấn Cất.
4. Xem/in mẫu C30-HD:Phiếu nhập kho, các mẫu Ủy nhiệm chi, Chứng từ kế toán bằng cách nhấn In trên thanh công cụ.
5. Chọn Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo có liên quan: C24-HD Bảng kê mua hàng, Nhật ký mua hàng, Sổ chi tiết công nợ phải trả, Sổ chi tiết mua hàng, Tổng hợp công nợ phải trả.
3.2.3. Mua hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản kho bạc
1. Vào nghiệp vụ Mua hàng\Mua hàng trả tiền ngay\Nhập mua bằng chuyển khoản kho bạc...
2. Khai báo thông tin chứng từ Chuyển khoản kho bạc mua vật tư hàng hóa.
• Nhập Thông tin chung: Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền.
• Nhập thông tin Chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Số phiếu nhập.
• Nhập thông tin chứng từ chi tiết: Mã hàng, Kho, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất, Giá trị nhập kho, Mục, Tiểu mục.
3. Nhấn Cất.
4. Xem/in mẫu C30-HD: Phiếu nhập kho, Giấy rút dự toán ngân sách, Chứng từ kế toán,... bằng cách nhấn In trên thanh công cụ.
5. Chọn Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo có liên quan.
